Tipps für die Eventplanung

Eventplanung ist komplex und vielschichtig. Ein Event zu organisieren, bedeutet eine Menge Arbeit, bei der viele Details eine wichtige Rolle spielen. Mit der richtigen Planung behältst du den Überblick und stellst sicher, dass die Veranstaltung reibungslos abläuft. Wir geben dir in diesem Artikel viele Tipps, damit bei deiner Eventplanung nichts schiefgeht. 

> Zielgruppe 

Zu den ersten Punkten, die du bei der Eventplanung beachten musst, gehört, das Ziel deines Events klar zu definieren. Dies hilft dir bei der Festlegung der Zielgruppe. Hier geht es um Kategorien wie Interessen, Alter, Geschlecht, Bildungsstand oder berufliche Position. Eine wichtige Grundlage für die weitere Organisation.

> Konzept

Zu den wichtigsten Aspekten deines Konzepts gehört eine realistische Budgetplanung, ein durchdachter Zeitplan und eine vorherige Prüfung aller Verfügbarkeiten bei Location und bei allen zusätzlichen Gewerken wie Catering, Floristik, Dekoration, Fotografen, Musikern/DJ, Rednern, Entertainern und Technik (wie Licht, Ton, Video und digitale Technik) usw. 
Ebenfalls solltest du die Nachbereitung deines Events mit in dein Konzept aufnehmen. 

Dein Event sollte jedoch nicht nur gut geplant, sondern auch einzigartig sein. Mit ungewöhnlichen Ideen kannst du deine Gäste überraschen und ihnen so im Gedächtnis bleiben. Verzichte dabei aber auf extreme Experimente und achte auf Details und kleine Aufmerksamkeiten, denen man deine Sorgfalt und deinen guten Geschmack ansieht.  

> Budget

Kläre rechtzeitig die zur Verfügung stehenden finanziellen Mittel ab.  Bei der Eventplanung solltest du im engen Austausch mit allen Partnern und Sponsoren stehen. So ersparst du dir spätere Missverständnisse und Enttäuschungen oder gar Rechtsstreitigkeiten. Achte bei der Budgetplanung darauf, welche Veranstaltungskosten abgedeckt werden müssen und halte für unvorhergesehene Überraschungen ein Puffer bereit.  

> Location & Termin

Die Wahl der passenden Location und Terminwahl ist eine wesentliche Basis für deinen Erfolg und wichtiger Baustein bei der Eventplanung. Hier gibt es einige Aspekte zu berücksichtigen: 

 
• Standort, Lage und Infrastruktur der Location 
• Plan B (z.B. bei Schlechtwetter)
• Art und Stil der Location passend zur Veranstaltung
• Festlegung eines geeigneten Datums. Dabei solltest du lange genug im Voraus planen und möglichst darauf achten, dass der Termin nicht mit anderen Events konkurriert.

> Einladungen versenden

Damit deine Gäste auch wirklich zu deiner Veranstaltungen erscheinen, sollten die Einladungen rechtzeitig verschickt werden.
Je nach Art des Events kannst du zwischen persönlichen Einladungskarten oder einer informativen Mailaussendung mit allen wichtigen Details entscheiden.

> Ablauf planen

Schreibe einen ausführlichen Ablaufplan für die Veranstaltung, in dem du alle Schritte des Events detailliert festhältst. So machst du den Ablauf und die Prozesse deiner Eventplanung für alle Beteiligten transparent und erleichterst das Zusammenspiel einzelner Dienstleister

> Trends

Es gibt kein Patentrezept für ein erfolgreiches Eventkonzept. Informiere dich laufend über aktuelle Veranstaltungstrends sowie mögliche Veranstaltungsformate.

> Nachbearbeitung 

Neben Abbauarbeiten und Nachkontrolle sollte nach dem Event auch die Rechnungskontrolle und Budgetierung nicht zu kurz kommen. Hole dir auch Feedback von beteiligten Partnern, welche dir als wertvolle Information für zukünftige Events dienen. 

In jeder Phase der Eventplanung kannst du dir Hilfe von Profis holen. 
Dies wird dich maßgeblich bei der Umsetzung und dem Gelingen deiner Veranstaltung unterstützen.